ERP apo softuer me porosi për biznesin e vogël: si të vendosësh pa shpenzuar tepër

ERP apo softuer me porosi është një nga vendimet më të kushtueshme që merr një biznes në rritje, dhe zakonisht merret nën presion: fletët e Excel-it nuk shkojnë më, hapet një degë e dytë ose kontabilisti kërkon raporte që askush nuk i nxjerr dot shpejt. Zgjedhja e gabuar nuk dështon me zhurmë. Shfaqet si një sistem që ekipi e anashkalon me vite.

Ky udhëzues i krahason të dyja rrugët në aspektet që kanë rëndësi: përshtatja me procesin, kostoja totale, rreziku dhe shpejtësia. Trajton edhe rrugën e mesme, që shumica e bizneseve të vogla duhet ta shqyrtojnë së pari.

Çfarë është ERP dhe çfarë nuk është

ERP (planifikimi i burimeve të ndërmarrjes) është një sistem që bashkon financën, stokun, blerjet, shitjet, burimet njerëzore dhe raportimin në një bazë të përbashkët të dhënash. Forca e tij është se gjithçka është e lidhur dhe mirëmbahet nga ofruesi. E dobëta është se është ndërtuar për biznesin mesatar të një sektori, jo për tëndin.

Softueri me porosi është e kundërta: ndërtohet sipas procesit tënd real dhe përfshin vetëm modulet që të duhen. Mund të jetë një aplikacion i vetëm i brendshëm, disa mjete të lidhura, ose një sistem i lehtë që zëvendëson kaosin e fletëve të llogaritjes pa kopjuar një ERP të tërë.

ERP apo softuer me porosi: krahasimi

Pse dështojnë projektet ERP

Përqindjet e dështimit citohen gjerësisht dhe duhen marrë me kujdes. Disa konsulentë ERP, si Rand Group, citojnë një vlerësim të Gartner sipas të cilit rreth 55% deri 75% e projekteve ERP nuk i arrijnë objektivat, megjithëse raporti origjinal rrallë ofrohet me lidhje. Numri i saktë ka më pak rëndësi se shkaqet, të cilat përsëriten:

• Planifikim i pamjaftueshëm në fillim. Blihet platforma përpara se të shkruhet si funksionon vërtet puna.
• Personalizim i tepruar. Çdo rast i veçantë bëhet ndryshim me pagesë dhe çdo përditësim kthehet në projekt më vete.
• Përvetësim i ulët. Nëse një detyrë kërkon më shumë klikime se fleta e vjetër, njerëzit kthehen te fleta.
• Surpriza në migrimin e të dhënave. Kodet e paqëndrueshme të produkteve, klientët e dyfishuar dhe fushat boshe dalin në momentin më të keq.

Asnjë nga këto nuk është defekt vetëm i ERP-ve. Ndodhin sa herë zgjidhet softueri para se procesi të kuptohet, dhe të njëjtat kapje vlejnë edhe për softuerin me porosi.

Kur është ERP zgjedhja e duhur

Një ERP i vendosur zakonisht fiton kur:

• Biznesi yt është mjaft standard për sektorin (shpërndarje, prodhim i lehtë, zinxhirë shitjeje) dhe ofruesi ka një shabllon të provuar.
• Të duhet kontabilitet me disa subjekte, përputhshmëri tatimore ose pagat në disa shtete.
• Ke kapacitet të brendshëm, ose një partner të mirë implementimi, për ta çuar rolloutin me strukturë.
• Auditorët ose bankat presin një sistem të njohur si burim të të dhënave.

Kur fiton softueri me porosi

Softueri me porosi zakonisht kthehet kur:

• Procesi yt kryesor është avantazhi yt konkurrues, si një model i veçantë çmimesh, rrjedhë prodhimi ose logjikë rezervimi që shabllonet ERP nuk e shprehin.
• Të duhen dy-tre module, por ofruesi të shet dymbëdhjetë.
• Licencat për përdorues rriten më shpejt se vlera që merr çdo përdorues.
• Ke tashmë mjet të mirë kontabiliteti dhe do ta lidhësh me një sistem të ndërtuar rreth operacioneve.

Për shembull, një shpërndarës me një magazinë, një dyqan online dhe një program kontabiliteti mund të mos ketë nevojë për ERP të plotë. Një shtresë me porosi për stokun dhe porositë, që sinkronizohet me dyqanin dhe eksporton te kontabiliteti, mund të mbulojë pjesën më të madhe të nevojës me një pjesë të shtrirjes. E kemi trajtuar këtë model në udhëzuesin tonë për programin e menaxhimit të stokut.

Rruga e mesme: lidh atë që ke

Zgjedhja rrallë është ose-ose. Shumë biznese e nxjerrin rezultatin më të mirë duke mbajtur një program standard kontabiliteti dhe duke ndërtuar ose blerë sisteme të vogla përreth, të lidhura me API. Kështu ke mjete të pjekura financiare aty ku ka rëndësi dhe procese të bëra sipas masës aty ku biznesi yt është ndryshe.

Integrimi është pjesa që e vendos suksesin. Në Shqipëri, kjo përfshin shpesh edhe lidhjen me faturat elektronike; shih udhëzuesin për integrimin me fiskalizimin. Nëse je i lidhur me një sistem të vjetër, udhëzuesi ynë për modernizimin e sistemeve të vjetra (në anglisht) shpjegon kur ta mbështjellësh, ta rregullosh ose ta zëvendësosh.

7 pyetje për të vendosur

1. A mund t’i përshkruash me shkrim, hap pas hapi, pesë proceset kryesore?
2. Cilat prej tyre i mbulon një shabllon ERP pa ndryshime?
3. Sa përdorues kanë nevojë për akses dhe si do të duken licencat pas tre vjetësh?
4. Kush e zotëron projektin brenda kompanisë dhe a ka kohë për të?
5. Cilat të dhëna duhen migruar dhe sa të pastra janë sot?
6. Çfarë duhet të integrohet (dyqani, banka, pagesat, fiskalizimi)?
7. Cili është plani dhe buxheti për vitin e dytë: përditësime, mbështetje dhe ndryshime të vogla?

Nëse pyetjet një dhe dy nuk kanë përgjigje të qartë, ndalo dhe rregullo atë së pari. Shkrimi i një briefi të mirë merr një pasdite dhe kursen muaj. Shablloni ynë për briefin e projektit softuerik është një pikënisje e mirë.

Buxhetimi i ndershëm

Cilado rrugë të zgjedhësh, buxhetoje gjithë ciklin e jetës, jo vetëm nisjen. Një rregull i zakonshëm planifikimi për softuerin me porosi është 15% deri 25% e kostos fillestare në vit për mirëmbajtje dhe përmirësime. Te ERP, shto implementimin, trajnimin, migrimin e të dhënave dhe licencat për përdorues që rinovohen çdo vit. Krahaso totalet trevjeçare, jo çmimet e vitit të parë. Detajet i gjen te kostoja e mirëmbajtjes së softuerit.

Pyetje të shpeshta

A është softueri me porosi më i lirë se ERP?

Varet nga shtrirja. Një sistem i fokusuar që mbulon dy-tre procese shpesh kushton më pak në tre vjet se një ERP i plotë me licenca, module shtesë dhe implementim. Një sistem me porosi që përpiqet të zëvendësojë gjithçka që bën një ERP zakonisht kushton më shumë dhe zgjat më shumë.

A mund ta zëvendësojë softueri me porosi programin e kontabilitetit?

Rrallë, dhe zakonisht nuk duhet. Kontabiliteti, pagat dhe rregullat tatimore ndryshojnë shpesh dhe trajtohen më mirë nga produkte të pjekura dhe të përditësuara. Ndërtoje rreth tyre dhe integroje.

Sa kohë merr ndërtimi i një sistemi me porosi?

Një version i parë i fokusuar zakonisht merr 6 deri 12 javë kur shtrirja është e ngushtë. Sistemet më të mëdha duhet të dorëzohen me faza, secila e përdorur para se të nisë tjetra.

Çfarë ndodh nëse e kapërcejmë sistemin me porosi?

Planifikoje që në fillim. Modeli i pastër i të dhënave, API-të e dokumentuara dhe zotërimi i kodit burimor e bëjnë të mundur zgjerimin e sistemit, lidhjen me një ERP më vonë ose kalimin diku tjetër pa filluar nga zero.

A na duhet ERP për të qenë gati për auditim?

Jo domosdoshmërisht. Auditorët kujdesen për të dhëna të sakta, kontroll aksesi dhe gjurmueshmëri. Një sistem i ndërtuar mirë me regjistrim veprimesh dhe një program të mirë kontabiliteti mund t’i plotësojë këto. Kërkesat vendore konfirmoji me kontabilistin tënd.

Flisni me ne para se të angazhoheni

Momenti më i lirë për të zgjedhur rrugën e duhur është para se të nënshkruash një licencë ose të nisësh ndërtimin. Nëse po peshon një ERP kundrejt një sistemi me porosi, ose po përpiqesh të lidhësh mjetet që ke tashmë, ekipi i Shkulaku mund t’i shqyrtojë proceset e tua dhe të të tregojë qartë çfarë të blesh, çfarë të ndërtosh dhe çfarë ta lësh siç është.

Kërko një konsultë falas dhe përshkruaj projektin, ose shiko shërbimet tona CRM i personalizuar, integrim API dhe sistemesh dhe mirëmbajtje mujore.