Migrimi i të dhënave: plani që të kalosh në sistem të ri pa humbur asgjë

Migrimi i të dhënave është pjesa e një projekti softuerik që biznesat e nënvlerësojnë më shpesh. Buxheti dhe vëmendja shkojnë te ekranet dhe funksionet e reja, ndërsa të dhënat konsiderohen “thjesht një kopjim”. Në praktikë, pikërisht këtu ngecin afatet: të dhënat janë pothuajse gjithmonë më të çrregullta, më të lidhura mes tyre dhe më të rëndësishme nga sa pritej. Rezultati kur lihet pas dore është i njohur: klientë që mungojnë, fatura të dyfishta dhe një ekip që kthehet qetësisht te Excel-i.

Ky udhëzues është për pronarë dhe drejtues që po zëvendësojnë një aplikacion të vjetër, po largohen nga fletët e llogaritjes ose po ndërrojnë platformë. Ai shpjegon hapat që ndjekim në projekte reale, çfarë t’i kërkoni ofruesit dhe gabimet që shkaktojnë shumicën e nisjeve të dështuara. Plotësohet mirë me shkrimet tona për kur Excel-i nuk mjafton, brief-in e projektit softuerik dhe dorëzimin e projektit softuerik.

Çfarë përfshin vërtet migrimi i të dhënave

Migrimi i të dhënave nuk është kopjim skedarësh. Është nxjerrja e të dhënave nga një burim, riformësimi i tyre sipas strukturës së re, ngarkimi dhe, mbi të gjitha, vërtetimi se asgjë e rëndësishme nuk ka ndryshuar gjatë rrugës. Tri gjëra e bëjnë më të vështirë nga sa duket:

• Sistemi i vjetër ka rregulla të fshehura. Një status me kodin “7”, një fushë bosh që do të thotë “nuk aplikohet”, një klient i regjistruar tri herë me shkrime të ndryshme: asgjë nga kjo nuk është e shkruar, por raportet dhe zakonet varen prej saj.
• Sistemi i ri ka rregullat e veta. Fushat e detyrueshme, vlerat unike dhe llojet e ndryshme të të dhënave do të refuzojnë regjistrime që sistemi i vjetër i pranonte pa problem.
• Biznesi vazhdon të punojë. Porositë, pagesat dhe rezervimet vazhdojnë të vijnë gjatë migrimit, prandaj plani duhet të përballojë të dhëna që ndryshojnë gjatë kalimit.

Plani i migrimit të të dhënave, hap pas hapi

1. Inventarizoni dhe auditoni burimet

Listoni çdo vend ku jetojnë të dhënat: baza kryesore, fletët Excel në kompjuterët e punonjësve, bashkëngjitjet e email-it, një mjet i jashtëm që dikush e hapi në 2021. Për secilin shënoni pronarin, vëllimin e përafërt, sa shpesh ndryshon dhe sa i besueshëm është. Ky auditim shpesh zbulon se “burimi i vetëm i së vërtetës” është në fakt tre burime që mbivendosen pjesërisht.

2. Vendosni çfarë migrohet, çfarë arkivohet dhe çfarë lihet

Jo gjithçka meriton vend në sistemin e ri. Ndani regjistrimet në tri grupe:

• Migrohen: klientët aktivë, porositë e hapura, kontratat në fuqi, produktet dhe çmimet, çdo gjë që përdoret çdo ditë.
• Arkivohen: regjistrimet historike të mbyllura që duhen mbajtur për arsye ligjore, tatimore ose raportimi, por lexohen rrallë. Ruajini në formë vetëm-për-lexim dhe të kërkueshme.
• Hiqen: të dhënat provë, dublikatat dhe regjistrimet pa vlerë biznesi apo ligjore.

Kërkesat e ruajtjes ndryshojnë sipas vendit dhe sektorit, prandaj konfirmojini me kontabilistin ose këshilltarin ligjor para se të fshini diçka. Një migrim më i ngushtë në vëllim është më i shpejtë, më i lirë dhe më i sigurt.

3. Pastroni të dhënat përpara se t’i zhvendosni

Pastrimi është më i lirë në sistemin e vjetër, ku njerëzit i njohin të dhënat, sesa në të riun, ku gabimet kopjohen në masë. Puna tipike përfshin:

• bashkimin e klientëve dhe furnitorëve të dyfishtë;
• standardizimin e formateve për data, numra telefoni, adresa dhe monedha;
• plotësimin ose shënimin e vlerave të detyrueshme që mungojnë;
• zgjidhjen e regjistrimeve që bien ndesh, me një person të caktuar që vendos cili version fiton.

Caktoni një pronar nga biznesi për këtë hap. Zhvilluesit mund të gjejnë dublikatat; vetëm ekipi juaj e di cili nga dy regjistrimet është i saktë.

4. Hartëzoni çdo fushë

Krijoni një dokument hartëzimi: për çdo fushë në burim, në cilën fushë shndërrohet në sistemin e ri, çfarë transformimi aplikohet dhe çfarë ndodh kur vlera është bosh ose e pavlefshme. Kushtojini vëmendje lidhjeve (klient, porosi, faturë), sepse lidhjet e prishura janë shkaku më i shpeshtë i situatës “të dhënat janë aty, por asgjë nuk ka kuptim” pas nisjes. Mbani ID-në origjinale të çdo regjistrimi si kolonë reference në sistemin e ri; e lehtëson ndjeshëm përputhjen e të dhënave dhe pyetjet e mëvonshme.

5. Ndërtoni skripta migrimi të përsëritshme

Migrimi duhet të jetë një skript që mund të ekzekutohet sa herë të duhet, jo punë manuale. Kështu çdo defekt i gjetur në prova korrigjohet në kod dhe riverifikohet, dhe ekzekutimi i fundit në ditën e kalimit është i njëjti proces që keni provuar disa herë. Ndryshimet manuale “vetëm këtë herë” janë pikërisht ato që sjellin befasi në fund.

6. Provoni me migrime provë

Bëni të paktën dy ose tre migrime të plota provë në një mjedis testimi, me një kopje të freskët të të dhënave reale. Pas çdo prove kontrolloni:

• Numrat: regjistrimet në burim kundrejt atyre të ngarkuara, për çdo entitet, me çdo regjistrim të refuzuar të shpjeguar.
• Totalet: shumat financiare, sasitë e stokut dhe bilancet e krahasuara mes sistemit të vjetër dhe të ri.
• Mostrat: disa klientë dhe porosi reale të kontrolluara rresht pas rreshti nga njerëzit që i njohin.
• Lidhjet: porositë ende të lidhura me klientin e duhur, faturat me porosinë e duhur.
• Koha: sa zgjat ekzekutimi përfundimtar, që përcakton sa kohë duhet të ndalet biznesi.

7. Planifikoni kalimin dhe kthimin prapa

Plani i kalimit përgjigjet me shkrim tri pyetjeve: kur ndalon sistemi i vjetër së pranuari ndryshime, kush kryen cilin hap dhe në ç’renditje, dhe kush vendos “po” ose “jo”. Zgjidhni një dritare të qetë, si fundjava ose një periudhë me pak punë, dhe ngrini ndryshimet në sistemin e vjetër gjatë saj. Po aq e rëndësishme është plani i kthimit prapa: pika e saktë pas së cilës nuk mund të riktheheni, dhe hapat për t’u kthyer para saj. Mbajeni sistemin e vjetër të aksesueshëm vetëm për lexim për disa javë pas nisjes.

8. Verifikoni dhe mbështesni javët e para

Pas nisjes, ekzekutoni të njëjtat kontrolle përputhjeje në produksion dhe kërkojini çdo departamenti të konfirmojë se raportet kryesore përputhen me shifrat e vjetra. Prisni pyetje dhe rregullime të vogla në dy javët e para dhe caktoni dikë që t’i trajtojë shpejt. Besimi i hershëm vendos nëse ekipi do ta pranojë sistemin e ri apo do ta anashkalojë.

Gabimet më të shpeshta në migrimin e të dhënave

Shembull praktik: nga Excel te një sistem i personalizuar

Merrni një kompani shpërndarjeje ku shitjet mbajnë klientët në një skedar Excel, magazina stokun në një tjetër dhe kontabiliteti punon me një të tretë. Kalimi te një sistem i vetëm kërkon fillimisht të vendosni cili skedar është autoritar për emrat e klientëve dhe NIPT-et, pastaj të bashkoni dublikatat, dhe më pas të lidhni artikujt e stokut me produktet me njësi të qëndrueshme. Në një provë migrimi, kontrolli i përputhjes tregon se dyqind porosi të hapura i referohen klientëve me shkrim të ndryshëm nga lista kryesore. Është pikërisht problemi që dëshironi ta zbuloni në javën e katërt, jo në mëngjesin e kalimit.

Si ta zgjidhni partnerin për migrimin

• Kërkon të shohë të dhëna shembull dhe njerëzit që i përdorin, para se të japë ofertë.
• Propozon migrime provë dhe raporte përputhjeje, jo vetëm një datë nisjeje.
• Dokumenton hartëzimin dhe ju e merrni, që të mos jeni të lidhur me të.
• Mund t’ju shpjegojë planin e kthimit prapa me fjalë të thjeshta.

Pyetje të shpeshta

Sa zgjat migrimi i të dhënave?

Varet nga numri i burimeve, cilësia e të dhënave dhe sa njerëz duhet t’i verifikojnë. Për një biznes të vogël me pak burime, prisni disa javë përgatitje dhe testim rreth punës teknike. Për disa sisteme me cilësi të dobët, planifikoni muaj. Vetë kalimi përfundimtar zakonisht zgjat nga disa orë në disa ditë.

Duhet të migrojmë të dhënat historike?

Migroni atë që përdoret çdo ditë dhe arkivoni atë që duhet ta mbani për arsye ligjore ose raportimi. Kontrolloni rregullat e ruajtjes me kontabilistin ose juristin para se të fshini çfarëdo.

A mund të punojë biznesi gjatë migrimit?

Po, për pjesën më të madhe të projektit. Vetëm kalimi përfundimtar kërkon një ngrirje të shkurtër të ndryshimeve. Planifikimi i kujdesshëm e mban këtë dritare sa më të vogël, shpesh një fundjavë.

Çfarë ndodh nëse diçka shkon keq pas nisjes?

Për këtë shërbejnë plani i kthimit prapa dhe sistemi i vjetër vetëm-për-lexim. Nëse problemi shfaqet pas pikës pa kthim, korrigjoni përpara duke përdorur ID-të origjinale dhe raportet e përputhjes për të gjetur regjistrimet e prekura.

Kush duhet ta drejtojë procesin nga ana jonë?

Një pronar nga biznesi me autoritet mbi vendimet për të dhënat, i mbështetur nga një ose dy persona që i njohin regjistrimet e përditshme. Migrimi është projekt biznesi me pjesë teknike, jo e kundërta.

Po planifikoni një migrim? Ta bëjmë nisjen pa surpriza

Nëse po zëvendësoni një sistem të vjetër, po e keni tejkaluar Excel-in ose po bashkoni mjete të ndryshme, ekipi ynë mund të auditojë të dhënat tuaja, të ndërtojë skriptat e migrimit dhe ta kryejë kalimin së bashku me ju. Çdo bashkëpunim nis me një plan të shkruar që mbetet i juaji. Punojmë me integrim API dhe sistemesh, platforma të personalizuara dhe mirëmbajtje mujore. Kontaktoni Shkulaku për të kërkuar një konsultë dhe për të na treguar nga çfarë po largoheni dhe ku po shkoni.